QUY TRÌNH TIẾP NHẬN KHÁCH HÀNG - WEDDING PLANNER
1. Nhận thông tin khách hàng
- Khách hàng điền form trên website hoặc liên hệ qua điện thoại/Facebook/Zalo.
- Xác nhận thông tin cơ bản (Tên, ngày cưới, ngân sách, phong cách mong muốn…).
2. Gửi thông tin & tư vấn sơ bộ
- Gửi email/tin nhắn giới thiệu về dịch vụ.
- Xác nhận nhu cầu sơ bộ của khách hàng.
3. Phân tích nhu cầu & tổ chức buổi tư vấn
- Gặp trực tiếp hoặc online để hiểu rõ mong muốn, ngân sách, quy mô tiệc.
- Đề xuất gói dịch vụ phù hợp.
⛔ Trường hợp ngân sách không phù hợp hoặc khách không phù hợp
- Nếu ngân sách khách hàng quá thấp so với dịch vụ cung cấp hoặc có dấu hiệu không phù hợp (yêu cầu không khả thi, không tôn trọng quy trình làm việc…), Wedding Planner có thể:
- Đề xuất phương án tối ưu trong khả năng tài chính.
- Giới thiệu đối tác có mức giá phù hợp hơn.
- Gửi email lịch sự từ chối nhận dự án.
- Gửi email xác nhận ngừng tư vấn, kết thúc quy trình.
4. Gửi Checklist & Dự thảo Kế hoạch
- Cung cấp danh sách các hạng mục cần chuẩn bị.
- Đưa ra timeline sơ bộ & báo giá dự kiến.
5. Thảo luận chi tiết & điều chỉnh kế hoạch
- Lên lịch hẹn để trao đổi, điều chỉnh nếu cần.
- Chốt phương án cuối cùng.
6. Gửi hợp đồng mẫu & xác nhận lần cuối
- Gửi hợp đồng chi tiết qua email.
- Khách hàng xem xét và phản hồi.
7. Phản hồi YES/NO
- Khách hàng xem xét và phản hồi.
8. Ký hợp đồng & đặt cọc
- Khách hàng thanh toán khoản đặt cọc để tiến hành dịch vụ.
9. Hai bên ký hợp đồng chính thức.
QUY TRÌNH XỬ LÝ KHI HỦY DỊCH VỤ - WEDDING PLANNER
1. Khi khách hàng hủy dịch vụ
- Khách hàng thông báo lý do hủy qua email/điện thoại.
- Wedding Planner kiểm tra điều khoản hủy trong hợp đồng.
- Gửi email xác nhận hủy & phương án hoàn tiền (nếu có).
2. Khi Wedding Planner hủy dịch vụ
💡 Trường hợp phát hiện khách không phù hợp trong quá trình tư vấn:
- Nhận thấy khách hàng không tôn trọng quy trình làm việc, thay đổi yêu cầu liên tục, hoặc ngân sách không khả thi.
- Wedding Planner có quyền chủ động từ chối tiếp tục hợp tác.
- Gửi email thông báo lịch sự, giải thích lý do và kết thúc quy trình tư vấn.
3. Hoàn tiền (nếu áp dụng)
- Nếu Wedding Planner hủy trước khi ký hợp đồng → Không có ràng buộc tài chính.
- Nếu hủy sau khi đặt cọc → Hoàn tiền theo thỏa thuận hợp đồng.
4. Đóng hồ sơ khách hàng
- Lưu trữ thông tin cho trường hợp hợp tác trong tương lai.
